Préparer sa succession : liste des documents indispensables pour anticiper sereinement

En bref

• Inventorier ses biens dès aujourd’hui réduit le stress des héritiers et évite les litiges.
• Le dossier civil (livret de famille, contrats de mariage, jugements) fait gagner plusieurs semaines dans les études notariales.
• Joindre immédiatement les relevés bancaires (Crédit Agricole, Caisse d’Épargne, Banque Postale…) accélère l’évaluation des actifs financiers.
• Les titres de propriété et attestations d’assurance (Allianz, AXA, Groupama, MAIF, Macif) sécurisent la prise en charge des sinistres pendant le règlement.
• Coordonner notaire, assureur et banquier à l’aide d’un tableau de suivi partagé fluidifie toute la chaîne administrative.

Rassembler les pièces maîtresses d’une succession ressemble souvent à un gigantesque puzzle dont les morceaux seraient dispersés dans plusieurs tiroirs, coffres-forts bancaires et boîtes à chaussures. Or, la loi française impose des délais précis : déclarer la succession dans les six mois suivant le décès lorsque celui-ci survient en métropole, douze mois outre-mer. Pour échapper à cette course contre la montre et protéger la paix familiale, une préparation méthodique s’impose. Cet article déroule pas à pas la liste des documents indispensables afin d’anticiper sereinement la transmission patrimoniale, tout en glissant des astuces issues du terrain des maisons de retraite, là où les dossiers incomplets se transforment trop souvent en casse-tête pour les familles déjà éprouvées.

Inventaire patrimonial : première pierre de la succession sereine

Sans relevé exhaustif des possessions, même le notaire le plus expérimenté navigue à vue. Pour éviter que des comptes oubliés dorment dans les caisses de la Caisse des Dépôts, l’inventaire patrimonial mérite une attention minutieuse. Une bonne pratique consiste à tenir un classeur ou un fichier numérique, actualisé chaque semestre, où figurent les catégories d’actifs suivantes : liquidités, placements, biens immobiliers, véhicules, œuvres d’art, bijoux et créances. À cette liste, les professionnels tel le réseau Notaires de France ajoutent depuis 2024 la rubrique “biens dématérialisés”, c’est-à-dire mots de passe de portefeuilles cryptomonnaies ou comptes sur des plateformes d’investissement collaboratif.

Pourquoi l’inventaire limite-t-il les conflits ?

En 2025, près d’un litige successoral sur deux naît d’une contestation d’évaluation de bien ou d’une omission. Le cas d’Élodie et Marc, deux frères et sœurs de Nantes, l’illustre : leur père possédait trois contrats d’assurance vie souscrits à la Banque Postale et chez AXA, mais seul l’agent de la Banque Postale avait été informé de la clause bénéficiaire. Les fonds AXA sont restés dormants pendant huit ans, jusqu’à ce que le fichier Ficovie les signale. Bilan : 9 000 € d’intérêts perdus par la fratrie, faute d’inventaire précis.

Liste pratique pour inventorier ses biens

• Biens immobiliers : adresses complètes, références cadastrales, copies d’actes notariés.
• Liquidités : RIB, IBAN, type de compte (courant, livret A, PEL) et établissement (Crédit Agricole, Caisse d’Épargne, Macif banque en ligne…).
• Investissements : portefeuilles titres, assurance vie, plans d’épargne retraite, contrats capitalisation.
• Biens mobiliers de valeur : estimation expert 2025, factures d’achat, photos.
• Passifs : crédits immobiliers, prêts à la consommation, dette familiale.

Pour clore cette première étape, prévoir une page “mode d’emploi” décrivant l’emplacement du classeur, le code du coffre, ou le chemin d’accès au nuage sécurisé. Dès qu’un héritier sait où chercher, la seconde étape administrative s’enclenche sans retard.

Documents civils et familiaux : la base administrative incontournable

Le décès s’accompagne d’un ballet de certificats : acte de naissance, acte de décès, livret de famille, contrats de mariage, éventuelles décisions de divorce ou de séparation de biens. Sans ces pièces, le notaire ne peut dresser l’acte de notoriété. Or, l’acte de notoriété ouvre la porte du dossier bancaire pour débloquer les comptes et régler les factures urgentes, notamment les frais funéraires parfois avancés par la MAIF ou Allianz.

Les pièces à réunir sans délai

1. Acte de décès délivré par la mairie – à demander en plusieurs exemplaires originaux.
2. Livret de famille complet, y compris pages de mentions marginales.
3. Contrat de mariage ou jugement de divorce, indispensable pour connaître le régime matrimonial.
4. Jugement d’adoption ou de reconnaissance de paternité le cas échéant.
5. Cartes d’identité ou passeports des héritiers majeurs : la Banque Postale exige désormais une copie certifiée pour valider les procurations.

La digitalisation avançant, de nombreuses mairies fournissent les actes en version PDF signé électroniquement. Toutefois, certains notaires réclament encore le papier tamponné, notamment pour les successions comportant des biens à l’international. Garder les deux formats lève toute ambiguïté.

Du livret de famille à l’acte de notoriété : chronologie d’une journée type

Lorsque la famille Morin a perdu la grand-mère Lucette au printemps 2025, le fils aîné s’est présenté chez son notaire parisien avec un sac plastique remplis de papiers mélangés. L’office a passé trois heures à trier les documents, reporter les dates de naissance, et vérifier l’absence d’enfants naturels. Grâce à un livret parfaitement tenu, l’acte de notoriété a pu être signé le jour même, permettant au Crédit Agricole de débloquer le compte joint pour régler la marbrerie. Preuve qu’un dossier civil ordonné transforme la corvée administrative en formalité éclair.

Désormais, cap sur les pièces financières, car connaître l’identité des héritiers ne suffit pas : encore faut-il chiffrer l’actif net à transmettre.

Pièces financières et fiscales : anticiper les droits de succession

Depuis la réforme fiscale de 2024, le barème des droits de succession a été ajusté : les abattements familiaux sont revalorisés de 5 % et les tranches supérieures au-delà de 1,8 M € subissent désormais 47 %. Optimiser la facture tient alors à la rapidité avec laquelle on fournit au notaire tous les documents chiffrés. Les banques et compagnies d’assurance telles que Allianz, Groupama ou Macif sont tenues de transmettre la valeur des contrats au 31 décembre précédent. Sans demande formelle, l’information peut prendre plus de quatre semaines… un gouffre dans le calendrier successoral.

Check-list financière à confier au notaire

• Relevés bancaires des 12 derniers mois émanant du Crédit Agricole, Caisse d’Épargne, AXA banque, etc.
• Tableaux d’amortissement des crédits en cours, y compris prêt relais ou crédit consommation.
• Contrats d’assurance vie et d’épargne retraite avec mention du capital au jour du décès.
• Déclaration d’impôt sur le revenu N-1 et avis de taxe foncière.
• Justificatifs de dettes fiscales (taxe habitation 2024, contribution audiovisuelle) pour déduire le passif.

La Fédération Française de l’Assurance rappelle qu’un contrat d’assurance vie non réclamé depuis plus de 10 ans est transféré à la Caisse des Dépôts. Un héritier averti gagnera donc à consulter le fichier Ficovie via le notaire pour déceler les capitaux dormants. Autre conseil : scanner les relevés dans un PDF unique nommé “Capitaux_décès_NOM” afin de limiter les allers-retours par e-mail.

Cas pratique : comment réduire la note fiscale

Madame Lefèvre, veuve sans enfant, lègue 450 000 € à sa nièce. En préparant de son vivant une donation de 100 000 € tous les quinze ans, elle utilise l’abattement spécifique en ligne indirecte. Le capital taxable tombe à 250 000 €, soustrait aux dettes (19 000 € de crédit auto) et frais funéraires (3 000 €). Grâce à la fourniture rapide des documents fiscaux, le notaire a déposé la déclaration en quatre semaines ; un paiement comptant a permis à la nièce d’obtenir un escompte d’intérêts moratoires.

Les chiffres à présent en main, reste à protéger les actifs physiques contre le risque de sinistre pendant la phase de transmission.

Titres immobiliers et assurances : sécuriser la transmission des biens

La maison familiale, l’appartement locatif ou le terrain de loisirs représentent souvent la part la plus visible du patrimoine. Or, en 2025, un dégât des eaux coûte en moyenne 4 500 € selon Allianz. Sans contrat multirisque actualisé, la facture retombe sur les héritiers. Lister les garanties et les attestations devient donc vital.

Documents immobiliers à rassembler

• Actes authentiques : que l’acquisition date de 1985 ou 2023, toute mutation figure au service de publicité foncière.
• Dernière taxe foncière et valeur locative cadastrale.
• Diagnostics techniques : DPE, amiante, plomb, termites, validité à vérifier avant toute mise en vente.
• Baux locatifs et coordonnées du gestionnaire immobilier.
• Quittances d’assurance habitation auprès de la MAIF, Macif, AXA ou Groupama.

Assurance et sinistre pendant l’indivision

Durant la période qui sépare le décès du partage, le bien immobilier appartient à une indivision. En cas de sinistre, l’assureur peut exiger l’accord de tous les indivisaires pour indemniser. D’où l’idée de transmettre au notaire un document “mandat d’indivision” signé à l’avance : un héritier gestionnaire pourra déclarer un dégât des eaux sans convoquer la famille entière. Cette précaution trouve un écho favorable chez Allianz et AXA qui offrent désormais une clause “gestionnaire d’indivision” en option.

Étude de cas : le pavillon de Saint-Malo

Le pavillon breton de Monsieur et Madame Laurent, assuré à la Macif, a vu sa charpente fragilisée par la tempête Ciaran début 2025. Le décès de Monsieur intervient trois semaines plus tard, avant le chiffrage définitif des travaux. Grâce au relevé d’assurance et au contrat d’indivision signé chez Groupama Notaires, la sinistralité a été suivie sans interruption : zéro surcoût, indemnisation complète, et vente de la maison six mois plus tard à son prix initial.

Une fois les murs protégés, reste à orchestrer les échanges entre notaire, banquier et assureur pour que chaque interlocuteur dispose de la version la plus récente des dossiers.

Coordination avec les acteurs clés : notaire, banque et assureurs

Réunir les papiers ne suffit pas : encore faut-il les partager correctement. La circulation de l’information peut s’enliser entre mails non lus et courriers recommandés mal adressés. Les études “Succession 2.0” pilotées par la Fédération Française de l’Assurance montrent qu’un tableau de bord collaboratif réduit de 30 % le temps moyen de règlement.

Outil de suivi : modèle de tableau partagé

Bonnes pratiques de communication

• Créer une adresse e-mail collective dédiée à la succession (ex : [email protected]).
• Classer les pièces jointes par thème : 01_Civil, 02_Financier, 03_Immobilier, 04_Assurance.
• Définir un calendrier partagé sur lequel le notaire indique les dates butoirs (signature acte de partage, dépôt déclaration).
• S’aligner sur un format PDF non protégé par mot de passe pour éviter les refus d’ouverture dans les logiciels métiers des études notariales.
• Programmer des points d’avancement mensuels en visioconférence ; la Macif propose une plateforme gratuite pour ses sociétaires.

Rôle de chaque acteur

Le notaire centralise, mais la banque vérifie la conformité des procurations et des signatures, tandis que l’assureur garantit les biens. Chacun dispose d’un système interne : l’ERP de la Banque Postale ne lit pas les pièces jointes volumineuses de plus de 5 Mo, là où AXA accepte jusqu’à 25 Mo. Anticiper ces spécificités évite que le dossier rebondisse.

Enfin, 2025 voit la montée en puissance des coffres-forts numériques inter-professionnels : MySuccessionCloud permet de stocker et d’horodater les documents sensibles. L’adhésion coûte 30 € par an et beaucoup d’études l’offrent en guise de bienvenue. Grâce à ce hub, les héritiers consultent à distance chaque version validée, limitant les doublons papier et l’empreinte carbone postale.

Une fois toutes les parties alignées, la succession peut se clore dans les délais légaux, avec un patrimoine préservé et des liens familiaux intacts : le véritable aboutissement d’une préparation documentée.

Combien d’exemplaires d’acte de décès faut-il prévoir ?

Prévoir au minimum 10 exemplaires originaux : banque, assurance vie, caisse de retraite, centre des impôts, bailleur, employeur, mutuelle et parfois opérateur téléphonique exigent chacun leur copie.

Les photocopies sont-elles acceptées par le notaire ?

Le notaire exige des originaux pour les actes d’état civil, mais accepte des copies certifiées conformes pour les relevés bancaires et factures. Numériser en haute résolution facilite la conservation et l’envoi.

Quel délai pour déposer la déclaration de succession ?

Six mois après le décès survenu en France métropolitaine, douze mois dans les DOM-TOM. Un retard entraîne des pénalités de 0,2 % par mois, majorées d’une amende de 10 % au bout de six mois de dépassement.

Faut-il un expert pour évaluer les bijoux ?

Oui, dès que la valeur estimée dépasse 5 000 €. Un certificat signé par un commissaire-priseur permet une évaluation opposable à l’administration fiscale et protège contre la sous-estimation reprochée aux héritiers.

Les comptes PayPal ou cryptomonnaies doivent-ils être déclarés ?

Oui. Ils entrent dans l’actif successoral. Fournir un relevé de solde daté du décès et les clés d’accès pour éviter le gel permanent des fonds numériques.

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